© Фото предоставлено Анной Кушниковой
Как правильно распределить свое время? Как найти ошибки в мышлении, которые мешают эффективному использованию инструментов тайм-менеджмента? Эксперт по подбору персонала Анна Кушникова в авторской колонке для «Бизнес Журнала.Урал» делится своим личным опытом и наблюдениями за другими людьми, сталкивающимися с трудностями в управлении временем.
Количество инструментов по тайм-менеджменту зашкаливает, при этом далеко не все используются и точно не каждый человек их применяет. Мышление человека выбирает максимально понятные и простые идеи, возможно даже пытается внедрить их в жизнь. Но после нескольких неудачных попыток, как правило, происходит отказ и появляется идея: «да у меня больше времени и сил уходит на использование инструмента, чем без него», таким образом, внедрение инструмента становится бессмысленным для мозга и его применение останавливается.
Я, как и любой другой человек, проходила такой опыт, но мне стало интересно, почему так происходит. Ответ не пришел ко мне, даже спустя многие годы изучения вопроса управления временем, после прохождения нескольких курсов и прочтения книг по теме. Ответ я нашла в изучении работы мышления. Для этого мне понадобилось получить соответствующее образование, пройти ни один курс, прочесть много книг.
Именно на стыке изучения двух направлений (тайм-менеджмент и мышление) я осознала, что эффективно внедрять инструменты тайм-менеджмента мешает именно мышление. И работа должна идти в двух направлениях сразу.
С разрешения участницы истории, поделюсь ее опытом и нашими размышлениями по этой теме.
Мы встретились на чашечку чая с П., она владелица небольшого бизнеса предоставляющего услуги B2B. В ее компании работает 8 человек, что удивительно, ведь они обрабатывают существенные объемы на сегодня. В течение последний пяти лет выручка компании растет в геометрической прогрессии и управление становится сложнее.
Встретились мы в итальянской кофейне, где всегда вместо простой музыки играет итальянское радио, народу было не много, официант неспешно принял заказ. И в эту тихую атмосферу П. занеслась вихрем, итальянского спокойствия она не излучала.
А: «Как дела?»
П: «Я ничего не успеваю, мое планирование разваливается»
Вот тут мне стало очень интересно, почему же человек с 11-ти летним управленческим опытом, никак не может обуздать свое расписание.
В процессе беседы выяснилось, что у П. из 7 намеченных пунктов на этот день реализован один.
А «Как ты думаешь, почему так происходит?»
П: «Потому что я устала»
А «А почему ты устала?»
П: «Потому что у меня нет четкого графика режима работы и отдыха»
А: «Интересно, но ведь ты же планируешь?»
П: «Да, но видишь, что из этого получается»
В течение нашей встречи, мне было важно понять, почему у П. не получается придерживаться графика.
П.: «…. Еще этот твой знакомый С., которого мы встретили на мероприятии в прошлую пятницу, он просто позвонил и сказал: «Я еду», а эта встреча заняла у меня 45 минут моего времени»
Я: «Почему ты ему не сказала, что у тебя сейчас нет времени с ним встречаться?»
П: (Задумалась) «Не знаю, я просто потерялась от такого»
Я: «Хорошо, такое бывает, а что еще было сегодня?»
П: «Мне позвонила клиентка и попросила срочно выполнить задачу»
Я: «И ты стала делать сама?»
П: «Да, мне проще сделать самой, чем потом разгребать ошибки моих сотрудников и выслушивать ее истерики»
Занавес….
Давайте посмотрим на факты:
- планирование есть (мы сейчас не беремся обсуждать его качество, думаю, что можно заглянуть в календарь каждого и понять, что есть над чем работать, сейчас это не так важно);
- из 7 задач на день выполнена одна, я думаю, что если эти задачи попали в календарь, они обладают достаточной степенью важности.
Описанные выше ситуации, встречаются постоянно и называются когнитивными искажениями. В первом случае, реакция на растерянность была согласиться, но почему? Я уже знаю, что у П. очень сильно развита эмпатия, и порой, интересы людей она ставит выше своих. Ведь дальнейший ход ее мыслей был таким: «я не могу ему отказать, ведь он уже едет, как я его разверну?». Условно, решение выглядит так – я иду на свой дискомфорт, лишь бы не стать причиной дискомфорта другого.
Второй случай, примечателен тем, что тут включился прогноз негативного будущего: мои сотрудники не поймут, даже если я объясню, и сделают не так, клиентка будет не довольна и мне все равно придется с этим разобраться.
Из этого примера видно, что как бы идеально не было составлено расписание П. тайм- менеджмент работать не будет до тех пор, пока она не научится защищать свои границы (ситуация 1) и делегировать качественно (ситуация 2).
Можем еще поговорить о примерах когнитивных искажений и на моем примере. Есть люди контролеры, они считают, что они должны контролировать, все происходящее вокруг, иметь четкий план и никаких отклонений от него. И я была одной из них, контексте данной статьи мы не будем углубляться о причинах такого подхода, примем это за константу. Как тотальный контроль отражается на планировании? Распланирована каждая минута в календаре, там нет свободного времени.
К чему это приводит? К тому, что когда кто-то задерживается или что-то идет не по плану, возникает сильная эмоциональная реакция, ведь график смещается. Когнитивное искажение дарит иллюзию, того что мы можем контролировать все, что происходит, имея некую инструкцию к этому миру. Нарушения инструкции приводит к страхам, грусти, злости. Дальше эмоции не позволяют мыслить конструктивно и приводят либо к хаотичным действиям, либо к бездействию вовсе, усталости и «я ничего не успеваю». Знакомо?
На другой стороне медали, тотальное отсутствие контроля, которое может «прорастать» из мысли: «если я не могу планировать все, то не буду ничего планировать совсем» или из нежелания взять ответственность за свою жизнь. Да, такой подход несет за собой неприятные последствия и ученые доказали ряд следующих фактов, подтверждающих почему это происходит:
- Принятие решений очень энергозатратный процесс и дается нашему мозгу не просто, приняв единожды решение о том как пройдет день, нам больше не нужно этого делать. Достаточно просто заглянуть в календарь и придерживаться плана. Проживая жизнь без плана, после завершения очередной задачи, мы вынуждены снова и снова принимать решение. Поэтому уже в середине дня мы настолько измотаны, что больше не можем этого делать. Есть несколько вариантов выхода из ситуации, один из них избыточная суета, начинаем отвечать на все звонки, сообщения, открываем все уведомления, делаем действия, которые не приносят результат. Либо, прокрастинация, идем за дешевым дофамином, например в соц. сети. Дела не делаются и как результат: «опять ничего не сделано сегодня».
- На принятие решения о том, что делать дальше мы тратим не только энергию, но и время (!). Статистически на принятие одного решения нам нужно от нескольких секунд до нескольких дней (если сложное решение). Давайте представим, что в среднем на придумывание того, какое действие нужно делать следующим, уходит 1-2 минуты. Сколько действий вы совершаете в день? От самых рутинных до масштабных? Допустим 30 * 1,5 = 45 минут в день будет потрачено на то, что бы придумать, что делать дальше. 45*30=1350 минут в месяц или 22,5 часа. Не планируя заранее, вы тратите два дня в месяц на планирование! Как это может помочь успевать.
У тебя, дорогой читатель, сейчас должен возникнуть вопрос: «если в календаре все забивать не эффективно, а не планировать это трата времени и энергии, тогда как?»
Намекну, что правильный баланс делает нашу жизнь комфортной, нужно научиться планировать такой объем дел в календаре, что бы оставлять пространство для жизни, а если форс-мажора не случилось, то Вы должны знать, что Вы будете делать в это время и для этого у Вас есть перечень дел.
Я называю это искусством, сделать так, что бы твоя жизнь была контролируемой в нужной тебе степени, а неожиданности будут добавлять вкуса, как специи в проверенном рецепте.
Вместе с внедрением инструментов планирования, важно работать над своим мышлением, ведь именно эта работа позволит Вам реализовывать в жизнь инструменты планирования и получать от них результат в жизни и в бизнесе. Свободного времени на отдых или на семью, а может собственные интересы, что даст возможность чувствовать себя намного лучше и откроет возможности для роста бизнес и качественного принятия бизнес-решений.
